Láthatatlan segítség: miért (és mikor) éri meg profikra bízni az üzemeltetést?

A legtöbb cég csak akkor kezd el foglalkozni a létesítménygazdálkodással – vagy ahogy sokan ismerik, FM-mel –, amikor már látványosan jelentkeznek a problémák. Mert az általános vélekedés szerint a jó üzemeltető észrevétlenül teszi a dolgát: a háttérben egy profi szakértőkből álló csapat dolgozik azon, hogy az irodák, szállodák, raktárak, ipari csarnokok gördülékenyen működjenek.

Mikor érdemes az üzemeltetéshez partnert bevonni? Milyen hibákat követnek el gyakran a megbízók? Hogyan befolyásolja a jó vagy rossz üzemeltetés a mindennapi működést, és a költségeket? Erre is választ adunk legújabb blog-bejegyzésünkben: 

Akkor vesszük észre, ha nem működik

Nyáron szaunává válik az iroda, víz csepeg a klímából, télen hideg szobára ébrednek a vendégek a hotelben, sötét a tárgyaló vagy elfogy a friss levegő, és napok óta hiába várják a karbantartókat egy beázás miatt. Ilyenkor válik szembetűnővé az a munka, amit egy jó üzemeltető csapat nap mint nap csendben elvégez.

A Propx szolgáltatásait elsősorban befektetők és ingatlantulajdonosok veszik igénybe, de a létesítményeket bérlő cégek is sokszor megkeresnek bennünket, hiszen a komfort és a hibamentes működés elsősorban számukra kulcsfontosságú. Minden szektorban akadnak vállalkozások, akik profin menedzselik a saját üzemeltetésüket, de számos esetben, különösen az alacsony profit rátával működő vállalkozásoknál az FM-re csupán többlet költségként tekintenek. Pedig a jól végzett létesítménygazdálkodás nemcsak kényelmet és biztonságot nyújt, de hosszú távon jelentős megtakarítást is eredményezhet.

Van, amit már nem lehet házon belül megoldani

A megbízók egy része akkor kezd el külső FM-partnerben gondolkodni, amikor házon belül az “egyszemélyes hadsereg” csődöt mond. Gyakori, hogy egy kolléga egyszerre felel az operációért, a flottáért, a karbantartásért és gyakran még a beszerzésért is, ami azonban hosszú távon nem működik. Ilyenkor jön a felismerés: szükség van szakemberekre, és egy stabil alvállalkozói körre, akik pontosan tudják, hogyan kell elhárítani egy csőtörést, fűtési vagy hűtési problémát, esetleg egy elektromos kapcsolóberendezés meghibásodását.

Elvárások kontra valóság

A vállalatok többsége általában tisztában van vele, mit jelent az FM – de az első beszélgetés  mégis gyakran meglepi őket a szolgáltatások változatossága és komplexitása. Hiszen nemcsak takarításról és karbantartásról van szó, hanem mindenről, ami az épület hatékony működéséhez elengedhetetlen: energiaellátás, biztonság, környezet- és munkavédelem, költségtervezés vagy a beszállítók összehangolása. A megfelelő partner kiválasztása azonban komoly felkészülést igényel a leendő megbízó részéről is. Mindenek előtt tisztában kell lenniük azzal, mihez, mire van szükségük: milyenek az eszközök és a rendszerek, mik is pontosan az elvárások? Ha ezt nem látják át, akkor a szolgáltatónak is nehéz lesz elkészíteni a megfelelő ajánlatot.

Tipikus hibák 

A szolgáltató kiválasztásánál a leggyakoribb hiba a nem megfelelő tendereztetés. Sokszor egyszerű árajánlatkérés történik konkrét műszaki tartalom vagy eszközlista nélkül – így viszont nehéz összehasonlítani a beérkezett pályázatokat. Gyakran előfordul, hogy a legolcsóbb ajánlatot adó cég nyer, majd az indulás után derül ki, hogy a feladatok megfelelő lebonyolításához nagyobb erőforrásra, bővített műszaki tartalomra van szükség, amely általában magasabb költséget is jelent. Egy ilyen tender során jellemzően pont az a vállalat kerül vesztes pozícióba, amely alaposan felmérte a létesítményt. Ha már a legelején külső szakértőt vonnak be a folyamatba, ezek a félreértések könnyen megelőzhetők volnának.

Az FM akkor jó, ha láthatatlan

A jó létesítménygazdálkodás nem látványos, de nélkülözhetetlen. Amennyiben minden működik, ha kényelmes az iroda, ha nem szakad meg a logisztikai lánc, ha folyamatos az áramellátás, ha nem kell foglalkozni a hibákkal – akkor az FM jól végzi a dolgát. Egy vállalat akkor működhet igazán jól, ha a saját tevékenységére koncentrálhat– mi pedig pontosan azon dolgozunk nap mint nap, hogy megbízóink elsősorban saját termelő tevékenységükkel foglalkozhassanak.